Projetos,
Projetos,
peças e tarefas
Veja como organizar suas campanhas no iClips
Organizar bem os seus projetos dentro do iClips é a melhor maneira de aumentar a produtividade e evitar refações na sua agência
O que é o projeto no iClips?
O projeto é o coração do iClips, com ele você consegue organizar todas as demandas para uma campanha específica.
Alguns exemplos de projetos são:
Campanha do Dia dos Namorados – Cliente X
Inbound Marketing – Agosto/2020
Conteúdos Interativos – Cliente X
Ao criar um projeto no iClips você consegue selecionar para qual cliente aquele projeto está sendo criado, quem é o responsável pelo atendimento do cliente e até mesmo campos mais avançados como budget e estimativa de conclusão do projeto.
Depois de criar o projeto você pode criar tarefas e peças dentro dele.
São com as tarefas e peças que o seu time vai ter uma visão das ações necessárias para execução do projeto.
Peças
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Tarefas
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Peças
A peça é utilizada para direcionar Jobs para a criação, onde é possível especificar algumas informações para a execução do trabalho da melhor forma.
Se for uma peça de redes sociais por exemplo, é possível determinar em quais mídias ela vai ser publicada: Facebook, Instagram, Twitter e Linkedin.
É possível também especificar o briefing da peça, o formato, o serviço e replicar a peça (ou seja, fazer uma cópia dela com o número de vezes que você definir - função muito utilizada para projeção de posts no mês).
Essas informações vão ser disponibilizadas para todas as pessoas envolvidas no workflow da peça, que pode ser personalizado da maneira que desejar.
Essa personalização é extremamente poderosa e a definição de um fluxo de trabalho que funcione bem para cada agência é o que faz a produtividade do time aumentar.
Portanto, você pode criar a peça para entregáveis com um fluxo de produção específico, tornando a comunicação de cada pessoa da equipe mais eficiente.
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Com as tarefas você consegue selecionar atividades pontuais a serem realizadas dentro do projeto.
A grande diferença em relação à peça, é que a tarefa não possui fluxo de execução.
Alguns exemplos de tarefa:
-
montar um planejamento;
-
fazer orçamento ou PI;
-
uma reunião com o cliente;
-
geração de um relatório.
Entre outras atividades que não envolvem a criação da agência e/ou não demandam uma sequência de execução, é uma maneira rápida e prática de criar uma atividade com um responsável e deadline.
Tarefas
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Outras dicas avançadas
Preocupe-se com o briefing
Com o iClips você consegue fazer modelos de briefings completos para projetos, peças e tarefas. Um briefing mal feito pode gerar refações e consequentemente prejuízos para sua agência.
Crie modelos de projetos com o iClips
Com o iClips você consegue criar modelos de projeto que sejam executados várias vezes dentro da agência, dessa forma você cria um modelo replicável que funciona e poupatempo do seu time ao criar novos projetos.
Crie uma comunicação clara com seu cliente
No iClips temos um módulo de aprovação do cliente em que você consegue adicionar uma etapa de aprovação do cliente no workflow e ele terá um iClips especial para fazer a aprovação das peças produzidas pra ele.
Tenha relatórios estratégicos na sua agência
Índice de Refações
Ranking de Clientes
Refação Interna x Refação Externa
Ranking de Clientes
Com o uso correto do timesheet e uma boa organização dos projetos por clientes sua agência pode ter acesso a um dos relatórios mais estratégicos dentro do iClips: o ranking de clientes.
Com esse relatório sua agência consegue identificar quais são os clientes mais lucrativos baseado no tempo que sua equipe está investindo para atendê-lo e o quanto o cliente paga.
Índice de Refações
Ranking de Clientes
Refação Interna x Refação Externa
Índice de Refações
Organizar o workflow da sua agência no iClips permite com que você tenha relatórios estratégicos como o índice de refação.
Um índice alto de refações significa que sua agência está perdendo dinheiro e pior do que perder dinheiro é nem mesmo saber onde você está perdendo dinheiro, por isso é essencial ter relatórios que permitem que sua agência identifique onde está o gargalo da operação.
Veja nesse artigo como o Ninho Digital diminuiu o número de refações por peças produzidas.
Índice de Refações
Ranking de Clientes
Refação Interna x Refação Externa
Refação Interna x Refação Externa
Utilizando o módulo de aprovação do cliente do iClips você consegue identificar o gargalo de refações na sua agência e com base nisso tomar ações corretivas.
Se o número de refações dos clientes está muito alto, por exemplo, talvez seja necessário fazer um alinhamento melhor com o cliente, definir melhor expectativas.
Se o número de refações internas está muito alto, talvez a melhor medida seja definir melhor o briefing para as peças ou até mesmo analisar o fluxo de trabalho.
Quer começar a gerenciar seus projetos com o iClips?
